Optymalizacja procesów w firmie transportowej – studium przypadku

Firma transportowa zmagała się z chaosem i brakiem efektywności w zarządzaniu flotą pojazdów, zleceniami i kierowcami. Posługiwała się przestarzałymi arkuszami Excela, co prowadziło do błędów, opóźnień i utrudnionej analizy danych. Klient potrzebował kompleksowego rozwiązania, które usprawni kluczowe obszary działalności i zapewni jej dalszy rozwój.

Zastąpienie arkuszy Excela dedykowanym oprogramowaniem, automatyzacja pobierania danych z zewnętrznych systemów oraz zintegrowanie wszystkich procesów w jednej aplikacji.

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowane oprogramowanie webowe wykorzystujące framework React. Aplikacja jest responsywna i dostępna na różnych urządzeniach, a także może działać jako progresywna aplikacja webowa (PWA), imitując funkcje aplikacji mobilnej.

1. Zarządzanie flotą i zleceniami:

• Moduł GPS do śledzenia pojazdów w czasie rzeczywistym
• Możliwość planowania tras i optymalizacji kosztów
• Pełna kontrola nad zleceniami i statusem ich realizacji
• Automatyczne przydzielanie zleceń do kierowców

2. Zarządzanie kierowcami:

• Harmonogramowanie pracy kierowców z uwzględnieniem czasu pracy i odpoczynku
• Monitorowanie czasu pracy i automatyczne naliczanie wynagrodzeń
• Moduł komunikacji z kierowcami

3. Kalkulator i analityka księgowa:

• Zaawansowany kalkulator kosztów przejazdów i wycen zleceń
• Pełna analityka kosztów i przychodów
• Integracja z oprogramowaniem księgowym Optima

4. Automatyzacja:

• Pobieranie i importowanie danych z systemów wewnętrznych
• Monitorowanie skrzynki pocztowej
• Rozpoznawanie dokumentów

Wyróżniającym się elementem wdrożenia jest Moduł Copert. Opracowaliśmy autorski algorytm obliczania emisji spalin dla każdego zlecenia, co pozwala firmie transportowej na:

• Monitorowanie wpływu działalności na środowisko
• Spełnianie norm emisyjnych
• Budowanie wizerunku firmy odpowiedzialnej społecznie

Oprogramowanie zostało zintegrowane z kluczowymi systemami:

• Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej – automatyczne sprawdzanie statusu doręczeń
• LockTracker – system śledzenia pojazdów
• Optima – oprogramowanie księgowe
• Usługa OCR – automatyczne rozpoznawanie faktur zewnętrznych

Wdrożenie dedykowanego oprogramowania przyniosło firmie transportowej szereg korzyści:

• Wzrost efektywności:
  • Zautomatyzowane procesy i eliminacja błędów
  • Oszczędność czasu i kosztów
  • Szybsze i sprawniejsze zarządzanie flotą, zleceniami i kierowcami
• Lepsza kontrola:
  • Pełen wgląd w bieżącą działalność firmy
  • Dostęp do szczegółowych danych i analiz
  • Możliwość szybkiego reagowania na problemy
• Wzrost konkurencyjności:
  • Zwiększona elastyczność i skalowalność
  • Możliwość oferowania nowych usług
  • Budowanie przewagi nad konkurencją

Wdrożenie dedykowanego oprogramowania to przykład udanej współpracy pomiędzy firmą programistyczną a klientem. Dokładne zdiagnozowanie potrzeb i wyzwań klienta, połączone z innowacyjnym podejściem i autorskimi rozwiązaniami, zaowocowało znaczącym wzrostem efektywności i konkurencyjności firmy transportowej.