Automatyzacja procesów biznesowych w firmie produkcyjnej: Jak BPA zwiększa efektywność i redukuje koszty operacyjne

W 2020 roku w polskich firmach produkcyjnych coraz częściej widzimy ten sam obrazek: jedna osoba „ogarnia" zamówienia, ktoś inny dopina dokumenty do wysyłek, a w tle krąży Excel, maile i papierowe formularze, które trzeba podpisać, zeskanować i odesłać „na wczoraj". Procesy działają, ale tylko dlatego, że ludzie dokładają do nich własną pamięć, doświadczenie i dużo ręcznej pracy. Kiedy pojawia się nieobecność, skok zamówień, zdalna praca (a pandemia COVID-19 mocno to przyspieszyła) albo audyt jakości, nagle wychodzi, jak wiele rzeczy opiera się na nieformalnych ustaleniach.

Właśnie w takim momencie automatyzacja procesów biznesowych przestaje być „tematem dla korporacji". BPA (Business Process Automation) staje się praktycznym narzędziem, które pozwala Twojej firmie produkcyjnej działać szybciej, przewidywalniej i taniej — bez dokładania kolejnych osób do tych samych zadań. Z perspektywy software house'u aveneo, pracującego z produkcją i jej zapleczem administracyjnym, BPA to jeden z najbardziej niedoszacowanych sposobów na realną optymalizację procesów i redukcję kosztów operacyjnych.

Automatyzacja procesów biznesowych to uporządkowanie i „przełożenie" powtarzalnych działań na system, który prowadzi sprawę od początku do końca według ustalonych reguł. Ważne jest tu słowo „proces", bo w praktyce nie chodzi tylko o automatyzację pojedynczych czynności (np. automatyczne wysłanie maila), ale o spięcie całej sekwencji kroków: kto inicjuje, kto zatwierdza, gdzie trafiają dane, co jest warunkiem przejścia dalej i w jaki sposób powstaje ślad audytowy.

Różnica między automatyzacją zadania a BPA jest podobna do różnicy między „mam szablon faktury" a „mam proces sprzedaży i rozliczeń". Szablon przyspiesza jeden element. BPA porządkuje całą ścieżkę: od zapytania, przez ofertę, zamówienie, rezerwację materiału, produkcję, wysyłkę, fakturę, aż po windykację — w zakresie, w jakim ma to sens w Twojej firmie.

W firmie produkcyjnej kandydatów do automatyzacji jest zwykle wiele, bo produkcja generuje dokumenty i dane „na styku" wielu działów: planowania, jakości, utrzymania ruchu, zakupów, magazynu, logistyki i księgowości. W praktyce bardzo często automatyzujemy workflow związany z obiegiem zamówień (wewnętrznych i od klientów), obsługą faktur kosztowych, raportowaniem produkcyjnym, zarządzaniem dokumentacją jakościową, przepływem informacji do dostawców czy formalnym zatwierdzaniem odchyleń i zmian. Każdy z tych obszarów ma dwie cechy wspólne: powtarzalność i ryzyko błędu, gdy wszystko opiera się na ręcznym przekazywaniu danych.

Jeśli miałabym opisać typowy punkt wyjścia w MŚP produkcyjnym w 2020 roku, to wygląda to tak: część danych jest w ERP, część w Excelu, dokumenty krążą mailem, a podpisy „załatwia się" przez wydruki. Ktoś tworzy zamówienie, potem ręcznie przepisuje dane do kolejnego arkusza, dalej wysyła PDF do akceptacji, a na końcu… i tak trzeba zadzwonić, bo „mail mógł wpaść do spamu". Najczęściej nie ma jednej odpowiedzi na pytanie: „na jakim etapie jest ta sprawa?", a jeśli jest, to wynika z tego, kto akurat pamięta, co się wydarzyło wczoraj.

Po wdrożeniu workflow sytuacja zaczyna wyglądać inaczej, bo proces ma swój tor, statusy i reguły. Dokument nie „krąży" przypadkiem — trafia dokładnie tam, gdzie powinien: do osoby zatwierdzającej, do działu zakupów, do kontroli jakości albo do księgowości. Zamiast odgadywać, co jest kolejnym krokiem, system prowadzi użytkownika. Zamiast przeklejać dane w pięciu miejscach, informacje są pobierane z jednego źródła i przekazywane dalej przez integrację systemów.

W tym miejscu często pojawia się pytanie: „czy nie wystarczy nam gotowe narzędzie?". W 2020 roku rośnie popularność platform typu Microsoft Power Automate, UiPath czy różnych rozwiązań klasy workflow. To dobre narzędzia — szczególnie na start, do automatyzacji prostych przepływów lub tam, gdzie Twoja firma już żyje w ekosystemie Microsoft 365. Problem w produkcji bywa jednak bardziej złożony: procesy mają wyjątki, zależą od parametrów technologicznych, partii, specyfikacji klienta, a do tego muszą współgrać z ERP i systemami „na hali".

Dlatego w wielu przypadkach dedykowane oprogramowanie wygrywa dopasowaniem. Nie dlatego, że „gotowe jest złe", tylko dlatego, że proces jest częścią przewagi operacyjnej firmy. Gdy workflow jest skrojony pod Ciebie, możesz odwzorować rzeczywiste zasady działania, a nie naginać organizację do ograniczeń narzędzia. W praktyce często kończy się to mniejszą liczbą obejść, mniej chaotycznymi wyjątkami i większą akceptacją użytkowników.

Najbardziej przekonujące w BPA jest to, że efekty da się policzyć. Gdy automatyzujesz proces, skracasz czas nie dlatego, że ludzie pracują szybciej, tylko dlatego, że znika oczekiwanie, ręczne przekazywanie i szukanie informacji. W obszarach administracyjno-operacyjnych (zamówienia, faktury, obieg dokumentów jakościowych, akceptacje zakupów) realistycznie obserwujemy skrócenie czasu obsługi o 40–60%. To wynika z prostych zmian: dane nie są przepisywane, dokumenty nie giną, a zatwierdzenia trafiają do właściwych osób natychmiast.

Drugi wymierny efekt to ograniczenie błędów ludzkich. Jeśli dziś ktoś przepisuje numer partii, ilość, termin lub warunki dostawy między systemami, to prędzej czy później pojawi się pomyłka. W automatyzacji procesów biznesowych część takich błędów po prostu znika, bo system waliduje dane i pobiera je ze źródła. W dobrze zaprojektowanym workflow redukcja błędów na poziomie 80% w obszarze ręcznego wprowadzania i przekazywania danych jest jak najbardziej osiągalna.

W produkcji szczególnie ważna jest też przejrzystość. Gdy proces ma statusy i historię zdarzeń, łatwiej rozmawia się o odpowiedzialności i priorytetach. Nie musisz pytać „kto ma dokument?", tylko widzisz, że czeka na akceptację, jest po stronie zakupów albo wrócił do korekty. To przekłada się na szybsze decyzje, bo menedżerowie nie podejmują ich na podstawie fragmentarycznych informacji. W kontekście pandemii i rosnącej potrzeby pracy zdalnej, ta przejrzystość bywa kluczowa: jeśli nie wszyscy są na miejscu, proces musi działać bez „chodzenia po podpis".

Warto też podkreślić mniej oczywisty, ale bardzo praktyczny efekt: automatyzacja zmniejsza zależność od konkretnych osób. Gdy wiedza o procesie jest zaszyta wyłącznie w głowie doświadczonej pracowniczki, ryzyko operacyjne rośnie. BPA pomaga tę wiedzę ustandaryzować, nie odbierając ludziom wpływu — raczej uwalnia ich czas od czynności powtarzalnych, żeby mogli zająć się wyjątkami i sytuacjami, w których naprawdę potrzebny jest człowiek.

W firmie produkcyjnej workflow w próżni ma ograniczony sens. Prawdziwa wartość BPA pojawia się wtedy, gdy automatyzacja jest połączona z tym, co już masz: ERP, CRM, systemem magazynowym, rejestracją produkcji, czasem MES, czasem zewnętrznymi platformami dostawców czy przewoźników. Integracja systemów decyduje o tym, czy automatyzacja będzie „nakładką" wymagającą podwójnego wprowadzania danych, czy realnym usprawnieniem.

W praktyce integracje opierają się o API (jeśli system je udostępnia), wymianę plików (np. kontrolowane importy/eksporty) lub integrację na bazie kolejki zdarzeń. W 2020 roku coraz więcej systemów ma sensowne interfejsy integracyjne, ale w MŚP często spotykamy starsze rozwiązania, które trzeba „obejść" w przemyślany sposób. Tu właśnie dedykowane oprogramowanie ma przewagę: możesz zaprojektować je tak, aby pasowało do Twojej infrastruktury IT, a nie wymagało rewolucji na starcie.

Dobrze zaplanowana integracja to także spójność danych. Jeśli zamówienie klienta jest źródłem informacji w ERP, to workflow powinien to respektować: nie tworzyć równoległej wersji prawdy, tylko wspierać proces decyzyjny i realizacyjny. Czasem oznacza to prostą synchronizację statusów. Innym razem — automatyczne tworzenie dokumentów w ERP po zatwierdzeniu w workflow, albo zasilanie raportów produkcyjnych danymi z rejestracji zdarzeń na hali. Najważniejsze jest to, by użytkownik nie musiał „nosić danych" między systemami.

W aveneo zaczynamy od zrozumienia, jak proces wygląda dziś, bo automatyzacja nie powinna utrwalać chaosu — powinna go upraszczać. Na etapie analizy mapujemy stan „as-is": kto inicjuje proces, jakie dokumenty powstają, gdzie są wąskie gardła, jakie są wyjątki i co jest faktycznym kryterium decyzji. W firmach produkcyjnych szybko wychodzi, że „proces na papierze" różni się od procesu realnego, bo ludzie dopasowali go do bieżących ograniczeń.

Gdy mamy obraz stanu obecnego, projektujemy stan docelowy „to-be", czyli workflow, który ma sens operacyjny. Na tym etapie ważne jest, żeby nie próbować automatyzować wszystkiego naraz. Lepszy jest proces obejmujący 70–80% typowych przypadków, ale działający pewnie, niż idealny model, którego nikt nie używa. To także moment na decyzje o integracjach, uprawnieniach, śladzie audytowym, powiadomieniach i raportowaniu.

Potem przychodzi implementacja i konfiguracja. Jeśli wybierasz dedykowane oprogramowanie, powstaje aplikacja dopasowana do Twojej struktury organizacyjnej i danych. Jeśli bazujesz na platformie workflow, konfigurujemy przepływy, formularze, automaty i integracje. W obu podejściach kluczowe są testy — nie tylko techniczne, ale też procesowe. Sprawdzamy, czy statusy są zrozumiałe, czy powiadomienia trafiają do właściwych osób i czy wyjątki nie blokują pracy.

Na końcu jest szkolenie i uruchomienie produkcyjne. W produkcji to etap, którego nie da się zrobić „od biurka", bo procesy żyją. Dlatego wdrożenie zwykle wymaga krótkiego okresu stabilizacji: obserwujemy, jak system działa w realnych warunkach, zbieramy feedback i wprowadzamy poprawki. Największy błąd to potraktowanie automatyzacji jako jednorazowego projektu IT. To raczej etap budowania cyfrowej dojrzałości: zaczynasz od najważniejszych procesów, potem dokładasz kolejne, a organizacja uczy się pracować na danych, nie na domysłach.

Wybór podejścia do BPA to w praktyce wybór między szybkim startem a głębszym dopasowaniem — choć te dwa cele da się pogodzić, jeśli świadomie ułożysz plan. Najpierw sprawdź, czy rozwiązanie będzie elastyczne i rozwojowe. Automatyzacja procesów biznesowych rzadko kończy się na jednym workflow. Jeśli narzędzie lub aplikacja nie pozwala łatwo dodawać wyjątków, nowych ścieżek zatwierdzania czy kolejnych integracji, po kilku miesiącach wrócisz do maili i Excela.

Druga rzecz to intuicyjność dla użytkowników końcowych. W firmie produkcyjnej nie wszyscy są „cyfrowymi entuzjastami", a część osób pracuje pod presją czasu. Jeśli formularze są przeładowane, a statusy niejasne, system będzie omijany. Dobry workflow ma prowadzić użytkownika, a nie zmuszać go do domyślania się, co dalej.

Trzecie kryterium to możliwości integracyjne. Nawet najlepszy proces w oderwaniu od ERP czy gospodarki magazynowej będzie tylko dodatkowym miejscem do klikania. Warto więc już na etapie wyboru potwierdzić, jak będzie wyglądać integracja systemów: jakie dane pobieramy, jakie zapisujemy, jak obsługujemy błędy synchronizacji i kto ma nad tym kontrolę.

Wreszcie wsparcie i rozwój po wdrożeniu. W 2020 roku wiele firm wdraża cyfryzację przyspieszoną przez pandemię. To oznacza, że procesy potrafią się zmieniać szybko: zmieniają się dostawcy, terminy, organizacja pracy, priorytety. Potrzebujesz partnera, który nie zniknie po uruchomieniu systemu, tylko pomoże utrzymać rozwiązanie i rozwijać je w tempie firmy. W dedykowanym oprogramowaniu szczególnie istotne jest też to, by kod i dokumentacja były prowadzone w sposób umożliwiający dalszą rozbudowę.

Automatyzacja procesów biznesowych nie jest jednorazową „modernizacją", tylko konsekwentnym przejściem od pracy opartej na pamięci i ręcznych czynnościach do pracy opartej na danych, statusach i jasnych regułach. W firmie produkcyjnej BPA potrafi dać bardzo konkretne efekty: skrócić czas obsługi procesów o 40–60%, ograniczyć błędy nawet o 80%, zwiększyć przejrzystość i pomóc w redukcji kosztów operacyjnych bez ryzykownego cięcia zasobów.

Jeśli chcesz sprawdzić, od czego zacząć cyfryzację firmy produkcyjnej, my w aveneo zwykle proponujemy prosty krok: wspólnie identyfikujemy 1–2 procesy, które dziś najbardziej „zjadają" czas lub generują błędy, i projektujemy dla nich sensowny workflow z myślą o integracjach. To bezpieczny sposób, żeby zobaczyć efekt, a potem budować automatyzację dalej — jako ciągłą podróż w stronę większej efektywności i odporności organizacji.

Milena, Business manager & developer, aveneo